Perkuat Pengelolaan JDIH, Setwan Kota Surakarta Lakukan Studi Banding ke Setwan Kabupaten Batang
BATANG - Pimpinan Sementara DPRD Kota Surakarta, Budi Prasetyo dan Sugeng Riyanto, beserta rombongan dari Sekretariat DPRD Kota Surakarta, melakukan kunjungan kerja ke Sekretariat DPRD Kabupaten Batang, Selasa (8/10/2024) dalam rangka studi banding terkait pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH). Kunjungan ini bertujuan untuk memperkuat kapasitas pengelolaan JDIH di DPRD Kota Surakarta agar lebih meningkat dan sesuai dengan perkembangan teknologi serta regulasi yang berlaku.
Dalam pembukaannya, Budi Prasetyo menyampaikan bahwa sebagai pimpinan sementara, pihaknya mendampingi rombongan karena kegiatan ini sepenuhnya dilaksanakan oleh Sekretariat DPRD (Setwan) yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan JDIH. âKami sebagai pimpinan sementara hanya mendampingi, karena pengelolaan JDIH adalah ranah Setwan,â ujarnya.
Rombongan dari Kota Surakarta diterima oleh Fahrudin, Kepala Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan, serta Vidi Bahtiarbethan, Kepala Subbagian Aspirasi dan Dokumentasi, di Ruang Kepanitian DPRD Kabupaten Batang. Kedua pejabat tersebut menyambut dengan hangat serta menjelaskan sistem dan mekanisme pengelolaan JDIH di DPRD Kabupaten Batang yang dinilai sudah berjalan efisien dan inovatif.
Selain itu, Budi Prasetyo menyampaikan bahwa sinergi antara Setwan Kabupaten Batang dan Setwan Kota Surakarta melalui pertukaran pengalaman dan informasi akan semakin meningkatkan kualitas pengelolaan JDIH di kedua daerah. âSaling sharing dan berbagi informasi antara Setwan Kabupaten Batang dan Setwan Kota Surakarta akan menjadikan pengelolaan JDIH semakin baik. Apalagi, Sekretariat DPRD Kabupaten Batang juga termasuk dua besar nasional dalam kategori kabupaten,â tambahnya.
Sekretaris DPRD Kota Surakarta, Kinkin Sultanul Hakim, juga menambahkan bahwa kehadiran mereka dalam studi banding ini didampingi oleh tim JDIH dan staf Setwan. âKami ingin melihat langsung bagaimana pengelolaan JDIH di daerah yang berprestasi, dan kebetulan kami memiliki anggaran untuk studi banding ini. Salah satu parameter penilaian dalam pengelolaan JDIH adalah dengan berkunjung ke daerah yang telah mengukir prestasi,â ungkapnya.
Lebih lanjut, Kinkin juga menegaskan bahwa selain berdiskusi, pihaknya akan melakukan observasi langsung di lapangan. âKami berharap ke depan dapat merebut posisi Kota Bandung yang saat ini berperingkat pertama dalam pengelolaan JDIH. Selain itu, kami juga berencana melengkapi dokumen-dokumen langka serta tulisan-tulisan penting di tempat kami,â tandasnya.
Dalam kesempatan tersebut, Fahrudin mengungkapkan bahwa Kabupaten Batang telah beberapa kali meraih peringkat 1, 2, atau 3 dalam lima tahun terakhir terkait pengelolaan JDIH. âJDIH Kabupaten Batang juga sudah terakreditasi dan terhubung dengan Perpustakaan Nasional,â jelasnya.
Fahrudin juga menjelaskan bahwa pengelolaan JDIH di Kabupaten Batang memiliki kegiatan yang sedikit berbeda, di mana setiap bulan dilakukan koordinasi dengan Bagian Persidangan untuk menghimpun dan meng-upload dokumen ke portal JDIH Setwan Kabupaten Batang. âKami juga bekerja sama dengan Bagian Hukum untuk membangun jaringan hingga tingkat desa, agar semuanya terintegrasi. Sudah ada beberapa tindak lanjut dari Sekretaris Daerah terkait hal ini,â urainya.
Saat disinggung mengenai anggaran khusus untuk JDIH, Fahrudin menjelaskan, âUntuk anggaran khusus JDIH tidak ada, tetapi ada anggaran di Bagian Umum. Ketika kami membutuhkan, bisa dipenuhi dan diambil dari sana. Kebetulan, staf kami juga masih non-ASN dan tidak ada honor khusus; kami menganggarkan lembur untuk membiayai kegiatan yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang perlu dipindai, karena dikerjakan setelah jam kerja.â
Fahrudin juga menambahkan tentang keberadaan dokumen langka yang dimiliki pihaknya. âKami memiliki beberapa dokumen langka yang merupakan warisan dari zaman dulu, termasuk buku-buku tahun 80-an dan ada juga beberapa yang kami beli,â ungkapnya.
Dalam kesempatan yang sama, Vidi Bahtiarbethan menjelaskan inovasi dan strategi pengelolaan JDIH. âAwalnya, pengelola JDIH adalah bagian FPP, tetapi seiring perkembangan, kami melibatkan beberapa bidang melalui SK Sekwan. Kami mulai dengan menghimpun peraturan-peraturan lama, namun kini telah berkembang mencakup monogram dan artikel, sehingga kami melibatkan antar bidang untuk mengakomodasi kebutuhan,â paparnya.
Ia juga mengungkapkan bahwa inovasi yang mereka terapkan lebih mengarah ke non-TIK. âKami sedang mencoba merintis semacam museum kecil di ruangan JDIH. Kebetulan, di tempat kami ada banyak alat-alat dari masa lalu di gudang, seperti mesin ketik, papan nama zaman dulu, dan telepon yang masih berputar,â tuturnya.
Selain itu, Vidi menambahkan bahwa mereka mengusahakan untuk mencapai angka 90 ke atas dalam e-report. âJika dilihat dari lima tahun terakhir, meskipun ada kabupaten lain yang mendahului kami, kami masih naik podium. Saat ini kami berada di angka 91 dan masih banyak ruang untuk meningkatkannya,â tutupnya.
Setelah berdiskusi dan bertukar informasi, rombongan diajak melihat ruangan JDIH Setwan Kabupaten Batang secara langsung dan diakhiri dengan foto bersama.
Arifin Rochman